Viele Zahnarztpraxen stehen mittlerweile vor dem Problem, dass sie kaum Bewerbungen von Fachkräften erhalten. Herkömmliche Recruiting-Maßnahmen wie Stellenanzeigen auf Jobportalen oder Zeitungsannoncen führen schlichtweg nicht mehr zum gewünschten Erfolg. Die Folge: Ihre Mitarbeiter sind größtenteils überlastet und melden sich aus diesem Grund häufiger krank. Zudem laufen die Praxen aufgrund dieser Umstände Gefahr, weiteres Personal zu verlieren, und es fehlen Strukturen.

„Zahnarztpraxen müssen hohe Sichtbarkeit mit erstklassiger Außendarstellung vereinen, um qualifizierte Fachkräfte für sich gewinnen zu können”, erklärt Leo McGuire. „Es sind zudem eine sorgfältige Einarbeitung neuer Mitarbeiter, eine gemeinsame Zielsetzung und klare Strukturen nötig, um ein starkes Team aufzubauen, das dauerhaft Bestand hat”, ergänzt Wilma Mildner. In diesem gemeinschaftlichen Fachartikel der beiden Berater für Dentalmediziner erfahren Sie, auf welchen Erfolgsfaktoren gutes Personalmanagement in Zahnarztpraxen basiert.

1. Die richtigen Mitarbeiter finden und auswählen
Für Zahnarztpraxen ist es enorm wichtig, gezielt neue Mitarbeiter finden zu können, wenn sie gebraucht werden. Hierfür ist eine hohe Sichtbarkeit bei der Zielgruppe innerhalb der eigenen Region notwendig. Zusätzlich benötigen die Unternehmen eine überzeugende Außendarstellung – sie müssen also die Attraktivität ihrer Arbeitsstellen erhöhen und dies nach außen sichtbar machen. Die besten Mitarbeiter haben bereits einen Job und sind grundsätzlich nicht aktiv auf der Suche nach einem neuen Arbeitgeber. Diese Kandidaten muss man deshalb an der richtigen Stelle erreichen, um ihnen eine reizvolle Alternative bieten und ihnen damit eine Bewerbung bei der eigenen Praxis schmackhaft machen zu können.

Zu diesem Zweck sollten die Verantwortlichen auf die wichtigsten Internetkanäle zurückgreifen. Ergänzend hierzu müssen sie sich um eine gelungene Außendarstellung bemühen, um potenzielle Bewerber von sich zu überzeugen. Schließlich muss es für Fachkräfte ein logischer Schritt sein, sich bei den Praxen zu bewerben. Es gilt daher ihnen echte Vorteile aufzuzeigen und ihnen damit eine Verbesserung ihrer derzeitigen Situation in Aussicht zu stellen. 

2. Zielführendes Onboarding
In der Mehrzahl der Praxen werden neue Mitarbeiter und Zahnmedizinische Fachangestellte nach ihrer Einstellung kaum eingearbeitet. Häufig wird von ihnen erwartet, dass sie auf eigene Verantwortung sofort auf dem Niveau einer erfahrenen Fachkraft performen. In den seltenen Einarbeitungsphasen fehlt zudem oft die nötige Struktur. Zahnarztpraxen benötigen daher ein klares Konzept für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Dabei müssen alle Vorgänge ausführlich vorgestellt und das Gelernte entsprechend geprüft werden. Nur so können die Verantwortlichen sicherstellen, dass ihre neuen Kollegen eigenverantwortlich alle nötigen Arbeiten übernehmen können. Zusätzlich ist eine umfassende Haltungsänderung notwendig. Zwar verfügen diese Mitarbeiter zwar größtenteils über Vorerfahrung und ein entsprechendes Fachwissen, allerdings sind die Arbeitsabläufe bei kaum einem Beruf so spezifisch und fordernd wie bei Zahnmedizinischen Fachangestellten. Die Inhaber können daher nicht erwarten, dass neues Personal von Beginn an auch in ihrem Betrieb volle Leistung erbringt.

Es ist deshalb erforderlich, neu eingestellten Mitarbeitern die nötige Zeit für ein umfangreiches Onboarding zu geben und dies entsprechend einzuplanen. Laut einschlägiger Quellen sollte dieser Prozess etwa sechs Monate dauern. „Mithilfe klarer Konzepte kann die Dauer des Onboardings jedoch auch auf drei Monate verkürzt werden. Dabei sollten die Verantwortlichen zwingend das individuelle Lerntempo eines jeden Mitarbeiters berücksichtigen”, erklärt Wilma Mildner. „Insbesondere für große Praxen lohnt es sich, die Vorgänge durch die Erstellung entsprechender Onboarding-Videos zu vereinfachen – dabei können wir sie unterstützen”, führt sie weiter aus.

3. Gemeinsam an einem Strang ziehen
Ein Team ist zunächst ein Zusammenschluss aus vielen Einzelindividuen. All diese Personen verfolgen ihre eigenen Anliegen – und ergänzend das Teaminteresse. Die vielen verschiedenen Absichten aller Beteiligten können jedoch unter Umständen miteinander kollidieren. Aus diesem Grund sollten die Verantwortlichen nicht davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter das gleiche Ziel anpeilen. Es ist also notwendig, ein gemeinsames Werteverständnis zu entwickeln – nichts ist wichtiger für ein Team, als zusammen an einem Strang zu ziehen.
Heutzutage kann man in vielen Praxen feststellen, dass beim Aufeinandertreffen unterschiedlicher Generationen auch verschiedene Wertvorstellungen zusammenprallen. Hier gilt es feinfühlig auszutarieren, was alle Beteiligten voneinander lernen können und wie dies in eine gemeinsame Überzeugung übertragen werden kann. Ergänzend hierzu ist es wichtig, die Kommunikationskultur innerhalb der Praxen anzupassen – weg von Schuldzuweisungen sowie Problemberichten, hin zu einem wertschätzenden Austausch untereinander. Für ein zielführendes Miteinander sind eine auf gesundem Feedback basierende Kommunikation und gegenseitiger Respekt nötig.

4. Aufbau von Praxisstrukturen
Zahnmediziner gehören einer besonderen Gruppe von Unternehmern an, da sie in der Regel mit einem großen Team an das Tagesgeschäft gebunden sind – statt einen Großteil der Aufgaben zu delegieren. Befragt man sie nach der Gestaltung ihres idealen Arbeitsalltags, liegt ihr Fokus dabei zumeist auf der Behandlung ihrer Patienten mit komplexen Vorgängen. Unternehmerische Aspekte wie Mitarbeiterführung oder Kundengewinnung nennen sie dabei kaum. Es ist demnach in den meisten Fällen erforderlich, eine weitere Führungsebene aufzubauen. Diese sollte den Inhabern jene unliebsamen Aufgaben abnehmen, die sie von ihrem eigentlichen Handwerk abhalten.

Hierfür muss zunächst das Potenzial der Mitarbeiter analysiert werden, um herauszufinden, wer für eine derartige Zuständigkeit infrage kommt. „Loyalität ist dabei immer wichtiger als Fachkompetenz”, betont Wilma Mildner. Demnach sollten Inhaber der Praxis für den Aufbau dieser zweiten Führungsebene auf Kollegen setzen, denen sie vollends vertrauen. Je nach Praxisgröße sollten hierfür außerdem Mitarbeiter aus allen vorhandenen Abteilungen ausgewählt werden, die letztlich als Teamsprecher und -leiter benannt werden. Im Anschluss wird festgelegt, welche Aufgaben aus der Praxisführung sie übernehmen können. „Wir unterstützen die Zahnarztpraxen beim Aufbau dieser Teamleiterstrukturen”, erklärt Wilma Mildner.