ZQMS & ZQMS Eco – zwei starke Partner für Ihre Praxis
Nach erfolgreich absolvierten Aufnahmegesprächen, denen aussagekräftige Bewerbungsschreiben vorausgingen, starteten 23 Zahnmedizinische Prophylaxeassistentinnen/Zahnmedizinische Fachassistentinnen am 7. September 2015 unter der bewährten wissenschaftlichen Leitung von Prof. Dörfer, Universität Kiel, den 4. Fortbildungskurs zur Dentalhygienikerin (DH).
Ziel der Fortbildung war es, nach umfangreicher Anamnese, Befundaufnahme unter besonderer Berücksichtigung interdisziplinärer Wechselwirkungen zwischen Allgemeinerkrankungen und Erkrankungen der Mundhöhle, PAR-Patienten risikoorientiert zu behandeln. Die kontinuierliche Absprache mit ZA/ZÄ zu Diagnostik, Therapie und Prognose erfordert von DH und Praxis eine intensive Zusammenarbeit – auch schon während des Kurses.
Kurz vor den Ostertagen fand am Mittwoch, dem 23.03.2016, im Hotel New Living Home die Einführungsveranstaltung der Zahnärztekammer Hamburg zum neuen ZQMS statt. Aufgrund des starken Interesses wurden an diesem Tag gleich zwei aufeinanderfolgende Veranstaltungen abgehalten.
Gewohnt souverän und kompetent wurde das Thema von Frau Schampel und Frau Schuldt vermittelt, und es war deutlich zu spüren, dass beide Damen mit Überzeugung und großem Engagement an die Thematik herangingen.
Seit dem Jahr 2007 stellt die Hamburger Zahnärztekammer ihren Mitgliedern ein praxisorientiertes Qualitätsmanagementsystem zur Verfügung, welches nun jedoch durch steigende gesetzliche Anforderungen und Vorgaben des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) zu aktualisieren war.
Eine Neuerung musste gefunden werden, bei der es galt, das Rad nicht neu zu erfinden, sondern auf schon Bestehendem aufzubauen. Durch eine Kooperation mit der Zahnärztekammer Hessen kam man vor ca. anderthalb Jahren auf das ZQMS. Es handelt sich hierbei um ein von Zahnärzten für Zahnärzte entwickeltes QM-System, welches alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, jedoch auf unnötigen „Schnickschnack“ verzichtet.
Der Zusammenschluss von mittlerweile acht weiteren Kammern führte zu einer Stärkung der Interessen der Zahnärzteschaft. Frau Schampel beschrieb es sehr treffend: „Ein Stab bricht leicht – ein Bündel Stäbe nicht.“
Das neue System teilt sich in zwei Komponenten, das ZQMS und das ZQMS Eco. Wobei jede Komponente eine andere Zielgruppe anspricht.
Das ZQMS ist ein speziell auf die Zahnarztpraxis zugeschnittenes, unkompliziertes, kostengünstiges und gut nachvollziehbares Instrument, welches vom gesamten Team bearbeitet und genutzt werden kann. Das System ist in drei Gruppen und 16 Module unterteilt.
Es beinhaltet zu annähernd allen Themen des Praxisalltags gesetzlich gesicherte Informationen. Der ZQMS-Kompass ist das Herzstück, die einzelnen Bearbeitungsschritte sind farbcodiert. Der Bearbeitungszustand ist durch Farbwechsel im Ampelsystem gut nachvollziehbar. Neuerungen werden im Serviceportal angezeigt. Zu allen Bereichen der Zahnmedizin findet man das passende Dokument, wie z. B. Checklisten, individualisierbare Arbeitsanweisungen, Protokolle und Musterverträge.
Themen wie Arbeitsschutz und -sicherheit, aber auch Notfall- und Schmerzmanagement sind implementiert. Die Auflage nach einem Fehlermeldesystem wurde ebenfalls erfüllt. Auch die neue Forderung des G-BA nach einem Modul für Patientenkommunikation wurde umgesetzt, dies umfasst z. B. Risikoaufklärung und Anamnese- und Aufklärungsbögen in diversen Sprachen.
Durch eine gute Verknüpfung wurde die Informationsbeschaffung stark vereinfacht. Die Suchfunktion wurde optimiert. Durch das neue Tool „Termine“ kann per Mail an erforderliche Maßnahmen, Wartungen und Untersuchungen erinnert werden.
ZQMS soll Hamburger Standard werden. Störungen oder Beeinträchtigung des Praxisablaufs durch Personalwechsel oder -ausfall werden durch strukturiertes und personenunabhängiges QM vermieden. Auch für Auszubildende und Mitarbeiter in Prüfungsvorbereitung (z. B. ZMV/ZMP) kann dieses Instrument extrem hilfreich sein.
Das ZQMS ECO wird vom Gesetzgeber nicht gefordert. Die Kammer stellt hier einen kostenfreien Service für den Praxisinhaber zur Verfügung. Die große Bedeutung der betriebswirtschaftlichen Seite der zahnärztlichen Tätigkeit soll hervorgehoben werden. ECO dient der Optimierung der wirtschaftlichen Rentabilität, der Rechtssicherheit und dem Risiko- und Vermögensmanagement. Entwickelt wurde ZQMS ECO unter Mitwirkung von Juristen, Steuerberatern und Versicherungsfachleuten.
Das System ist in drei Gruppen und 19 Module unterteilt, z. B. Analyse der Praxiskosten und Erlöse, Formen der Berufsausübung, Altersvorsorge und Marketing. Durch dieses neue Instrument besteht die Möglichkeit, sich Überblick und Kontrolle über das eigene Unternehmen zu verschaffen. Es soll Sicherheit, Anregungen und Impulse geben, kann den Fachexperten aber in keinem Fall ersetzen.
Im Anschluss an den Vortrag konnten Fragen gestellt werden. Der Schwerpunkt lag dabei beim Thema Datenschutz, da gerade im ZQMS ECO sensible Daten offengelegt werden. Hier besteht noch erhöhter Aufklärungsbedarf.
Für die Nutzung der beiden Systemlösungen ist eine Registrierung auf der Internetseite www.zqms-eco.de erforderlich. Ab dem 1. April 2016 stehen beide Systeme zur Verfügung. Vorab können Informationen über die Seite der Zahnärztekammer Hamburg www.zahnaerzte-hh.de abgerufen werden. Das Skript zur Einführung steht als PDF-Datei zur Verfügung.
Mich hat die 1½-stündige Vorstellung in der Theorie überzeugt, die praktische Anwendung muss nun zeigen, wie praxisnah und anwenderfreundlich das System eingesetzt werden kann. Im Hinblick auf meine bisherigen Erfahrungen kann man aber davon ausgehen, dass die Zahnärztekammer Hamburg eine gute Lösung erarbeitet hat.
Sylvie Barczyk (ZMP/ZMV)
Erschienen im Hamburger Zahnärzteblatt, Ausgabe 4-2016
Präsentation des ZQMS!
Länderübergreifende Zusammenarbeiten, Kompetenzen bündeln und Hilfreiches schaffen?
Bei den Hamburger Zahnärzten geht das! Dem Angebot, das vorhandene ZQMS der LZÄK Hessen zu übernehmen und auf die Hamburger Bedürfnisse zu kalibrieren, stimmten unsere und auch sieben weitere Kammern zu. Stephanie Schampel und Heidi Schuldt stellten uns in 90 Minuten kurzweilig vor, was wir von dem „neuen QM“ zu erwarten haben. Ich war sehr gespannt, da das alte QMS für mich im Aufbau und der Bearbeitung zu unübersichtlich und umständlich war.
Erster Teil
Im ersten Teil verschaffte uns Stephanie Schampel einen Einblick in die Handhabung des ZQMS. Grundlage sind die Qualitätsdimensionen nach A. Donabedian (Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität). Wie ein Kompass navigiert uns das System durch die einzelnen Module und zeigt mithilfe von Ampelfarben den aktuellen Bearbeitungsstand an.
Durch diese besondere visuelle Darstellungsform erkennen wir, dass beispielsweise noch rote Felder unbearbeitet sind. Ein Klick in eines dieser Felder, und es öffnet sich ein Dokument, das uns geschickt, u. a. durch gezielte Fragestellungen, durch das Formular lenkt. Am Ende bekommen wir eine Auswertung, damit haben wir unseren IST-Zustand. Nun legen wir los und bearbeiten die Fragen, die wir mit Nein beantwortet haben. Ist alles bearbeitet, ändert sich die Farbe – das Modul ist nun grün. Erledigt. Zumindest bis zur nächsten Evaluation.
Der Tipp von Frau Schampel, diese einzelnen Bereiche als Teamaufgabe in einem Workshop zu bearbeiten, wird sicherlich gern aufgegriffen. Zur Unterstützung sind die Module mit vielen Links versehen. So einen Link geöffnet, werden uns rechtliche Hinweise aufgezeigt, nach dem Motto: „Wo steht das geschrieben?“
Zweiter Teil
Der zweite Teil, wir werden durch das ZQMS ECO von Heidi Schuldt geführt, lässt mein Herz höher schlagen – die betriebswirtschaftlichen Aspekte der Praxis werden behandelt. Juristen, Banker, Versicherungskaufleute und Steuerberater sitzen an einem Tisch, diskutieren, entwerfen, verwerfen, entscheiden. Heraus kommt ein Instrument zur betriebswirtschaftlichen Analyse der Praxis mit drei zentralen Bereichen: Betriebswirtschaft, Recht in der Praxis sowie Risiko- und Vermögensmanagement.
Der sogenannte Praxiskalkulator (Modul: Betriebswirtschaft) soll dem/der Inhaber/in einfach und schnell eine Situationsanalyse erstellen. Die zur Auswertung nötigen Zahlen finden sich in der BWA vom Steuerberater, falls noch keine eigene Excel-Tabelle mit den aktuellen Zahlen eingerichtet wurde. Spannend und umfangreich sind auch die Informationen aus dem Modul „Recht in der Praxis“. Die Unterbereiche Berufsrecht (z. B. Marketingmaßnahmen) und Arbeits- und Sozialrecht bieten wertvolle Vorabinformationen. Denn wie Frau Schuldt immer wieder betont: „Das ECO dient als Ratgeber und ersetzt nicht den Fachexperten.“
Fazit
Mein erster Eindruck vom ZQMS ist durchaus positiv und macht mich neugierig. Der Aufbau ist sehr ansprechend, und mir wird eine gewisse Leichtigkeit der Bearbeitung vermittelt. Wer noch kein individuelles QMS besitzt, für den wird der Einstieg mit dem ZQMS besonders hilfreich sein. Das ECO finde ich sehr gut, dadurch erhoffe ich mir ein effizienteres und effektiveres Arbeiten, da mir so die Suche in der Fachliteratur erspart bleibt.
Ich werde mich nach der Freischaltung am 01.04.2016 (kein Aprilscherz, wurde uns versichert) sofort daransetzen, stöbern und ausprobieren.
Jessica Greiff,
Betriebswirtin im Gesundheitswesen
Erschienen im Hamburger Zahnärzteblatt, Ausgabe 4-2016
ZQMS und ZQMS ECO jetzt auch für die Verwaltungsmitarbeiterin interessant
Beim Thema QM verdreht manch einer die Augen und wünscht sich wieder in die gute alte Zeit zurück, wo es einfach nur zahnärztliche Behandlungen und deren Abrechnung gab. Ich bin eine davon.
Und als ich von der Informationsveranstaltung zum „ neuen“ ZQMS las, da überlegte ich als erstes, wer aus unserer Praxis diese Veranstaltung besuchen würde. Ich natürlich nicht, ist nicht mein Thema, und als ZMV besuche ich schon ausreichend Abrechnungskurse.
Aber wie es im Leben manchmal so kommt, waren wir durch Urlauber und Krankheitsfälle (es ist Grippezeit!) in der Assistenz unterbesetzt, also meldete ich mich an.
Im New Living Home, wo die Veranstaltung stattfand, wurde ich freundlich begrüßt, mit Worten und einer Tasse Kaffee und zu meiner großen Freude auch mit Keksen. Da es schon eine Veranstaltung vorher gab, blieb das von mir erwartete Gedränge aus. Es gab genügend Sitzplätze und so saß ich entspannt auf einer guten Position.
Frau Schampel begann den Vortrag mit Informationen zum ZQMS. Und ich muss gestehen, dass mich das Thema zum ersten Mal interessierte. Leicht und locker brachte Frau Schampel alle nötigen Eckdaten rüber. Diese ganze komplexe QM-Thematik würde es nun ganz komprimiert auf einer Plattform geben. Alle Fragen klickt man nur noch an und findet die Antwort.
Besonders interessant ist für mich die Tatsache, dass jeder aus dem Team hier „mitspielen“ kann. Ganz ehrlich, in vielen Praxen sieht es doch so aus, dass eine Mitarbeiterin als QM-Beauftragte sich um diese Dinge kümmert, und alle anderen sind froh, dass sie diesen Job nicht machen müssen. Aber jetzt möchte ich mitmischen und mich mit den Fragebögen beschäftigen. Meine Neugier auf das QM ist geweckt, und es erscheint mir doch viel einfacher, das alles jetzt per Mausklick zu erarbeiten.
Das nächste Thema richtete sich an die Praxisinhaber. Frau Schuldt präsentierte das ZQMS ECO, was den Zahnärzten eine Transparenz zu den Themen Praxiserlöse, Praxiskosten und der gesamten eigene Praxissituation ermöglicht. Weitere Module sind u. a. eine Patientenstammanalyse oder ein Liquiditätsmanagement. Das ist mit Sicherheit für viele Zahnärzte sehr interessant. Mein Chef und ich werden ab dem 1.4. Überstunden am PC machen, denn hier wird das ZQMS und das ZQMS ECO freigeschaltet, und wir werden mit Sicherheit manche Ergebnisse unserer Praxis bestaunen.
Abschließend kann ich für mich sagen, dass die Veranstaltung bestens durchorganisiert war. Frau Schampel und Frau Schuldt haben kompetent und charmant ihr Wissen an uns weitergegeben und haben auf jeden Fall einen QM-Fan gewonnen!
Sabine Schlicht
Erschienen im Hamburger Zahnärzteblatt, Ausgabe 4-2016
Datensicherheit
Im Anschluss an die Vorstellung der beiden Systemlösungen ZQMS und ZQMS ECO konnten die Teilnehmer Fragen zu den beiden Systemen und deren Anwendung stellen.
Eine wichtige Frage betraf die Datensicherheit/den Datenschutz. Die nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen dazu gern zur Verfügung stellen:
Die Nutzerdaten (Profil, Bearbeitungsstände, Termine und Qualitätsziele) werden auf einem in Karlsruhe/Deutschland stehenden dezidierten Server des Webhosters 1&1 gespeichert. Dezidierter Server bedeutet, dass darauf exklusiv nur die Daten aller ZQMS-Nutzer der beteiligten Zahnärztekammern gespeichert werden.
Für die technische Seite der Speicherplatzverwaltung ist die Hostingfirma Kemweb aus Mainz zuständig. Ein Zugriff auf die in ZQMS hinterlegten Daten ist dem Hoster nicht möglich, da ihm die Zugangsdaten zum ZQMS-System nicht bekannt sind.
Die Firma VersaTec, die die Software entwickelt hat, hat, wie bei Softwarefirmen notwendig und üblich, zu Wartungs- und Administrationszwecken Zugriff auf das ZQMS-System und die gespeicherten Daten auf dem dezidierten Server. Die Firma hat eine schriftliche Versicherung abgegeben, dass sie keine Daten weitergeben oder kommerziell auswerten wird.
Die Datenübertragung vom Nutzer zum ZQMS-System erfolgt SSH-verschlüsselt.
Erschienen im Hamburger Zahnärzteblatt, Ausgabe 4-2016